Umowa z fotografem ślubnym – dobre i złe paragrafy
Dlaczego warto podpisać umowę fotograficzną na ślub? Umowa z parą młodą to nie tylko formalność, ale podstawa bezpiecznej i profesjonalnej współpracy. Jako fotograf ślubny jesteś odpowiedzialny za jeden z najważniejszych dni w życiu klientów – dlatego warto zawczasu ustalić wszystkie szczegóły na piśmie. Jako Narzeczeni macie wszelkie prawa do zabezpieczenia wykonania fotografii ślubnej według ogólnie przyjętych jakościowych norm technicznych, walorów artystycznych dla fotografii ślubnej, własnych oczekiwań co do stylu, kolorystyki, ilości zdjęć, prawa do udostępniania fotografii na tzw. polach eksploatacji.
Dobrze napisana umowa fotograficzna na ślub powinna zawierać m.in.:
- dane stron i termin realizacji usługi, w tym NIP, REGON, numer wpisu do EDG fotografa
- numer licencji na fotografowanie i filmowanie uroczystości liturgicznych wydaną przez Episkopat, Kurię, lub kwalifikowaną uczelnię katlolicką
- szczegółowy zakres sesji ślubnej (przygotowania, ceremonia, wesele, plener),
- wysokość zaliczki i termin płatności,
- sposób udokumentowania dokonania płatności, rodzaj dokumentu księgowego
- liczbę zdjęć i sposób przekazania materiału, warunki udostępnienia materiałów oryginalnych
- zapisy o prawach autorskich i licencji,
- klauzule RODO oraz zgody na publikację zdjęć.
- sposób rostrzygania ewentualnych sporów i reklamacji
- zabezpieczenie realizacji reportażu w przypadkach losowych
Najważniejsze punkty w umowie
Najważniejszym punktem, po wyborze fotografa pod wzgledem artystycznym, jest legalność jego działalności gospodarczej. Wszelkie problemy wystawieniem rachunku za dokonaną zaliczkę, płatności ,,pod stołem,, w czasie wesela w kopercie, brak numeru NIP, REGON w umowie, brak informacji czy cena jest brutto czy netto, dyskwalifikują fotografa, Dla czego? Jeśli fotograf nie prowadzi legalnie działalności, zasłania się np. działanością nierejestrowaną, niezweryfikowanym zwolnieniem z VAT, to wszelkie wasze roszczenia w tym sądowe za złe wykonanie usługi, mają bardzo małe szanse na zadośćuczynienie. A ślubu i wesela nie da się powtórzyć. Sąd orzeknie zaniedbanie po Waszej stronie, za zatrudnienie wykonawcy bez weryfikacji.
Zapłata za fotografie po ich obejżeniu
Jedna zasada jest najważniejsza, otrzymujecie zdjęcia, otyrzymujecie oficjalny rachunek lub fakturę VAT – płacicie za zdjęcia PO ICH OBEJŻENIU. Wszelkie naciski, niedozwolonie zapisy w umowie aby zapłacić całość fotografowi pod koniec wesela całość w kopercie, bez obejżenia przynajmniej projektu fotogrtaficznego, sa niedpouszczalne. Dla tego warto zapytać fotografa o możliwość obejżenia konspektu gotowych fotografii. Niestety w naszym kraju Młode Pary często padają ofiarą amatorów fotografów, którzy działają na lewo. A potem nie ma żadnego sposobu z Waszej strony na reklamację, retusz, poprawę ekspozycji czy kolorystyki, kadrowania, czy obniżkę za źle wykonane, prześwietlone, odbarwione, nieostre zdjęcia. Jeśli fotograf nie zgodzi sie na Wasze warunki: umowa, rachunek lub faktura, zaliczka, i pozostała płatność przelewem pol otrzymaniu zdjęć, to lepiej szukajcie dalej.
Dobry kamerzysta – zapasowym fotografem
Ze swojego doświadczenia wiem że film ślubny który realizowałem nie jeden raz uratował Młoda Parę przed brakiem ładnie zrealizowanej pamiątki ślubnej od fotografa. Nie często zdjęcia z kadrów filmowych na okładkę na album ślubny z filmem na pendrive były lepsze od fotografii. Obecna jakość filmów 4K lub 6/8K w technice RAW pozwala na uzyskanie z tzw. screnów alternatywnych do tradycyjnej fotograii, wyśmienitych jakościowo i artystycznych ujęć.
Pozaumowna osobista odpowiedzialność za utrwalenie najważniejszych chwil zaślubin
Ślub, ten prawdziwy, pierwszy, przysięga Waszej wzajemnej miłości po kres zycia, to wyjatkowa chwila za którą jako filmowiec jestem odpowiedzialny własną krwią. Ten jeden moment jest dla was tak ważny jak wszystkie świętości i bogactwa świata, jak cała reszta życia. To samo powinien przeżywać fotograf, czy operator kamery, i nie da się tego określić żadną umową. Profesjonaliści preżywają wasz ślub tak jak swój, i z trudem opanowywują drzenie dłoni i serca aby nie poruszyć kardu filmowego czy nie zgubić ostrości na fotografii. Takich filmowców i fotografów Wam polecam.
Szkolenie i licencja na fotografię uroczystości liturgicznych
Posiadanie akredytacji do fotografowania i filmowania w kościele jest obowiązkowe. Dobrze, jeśli fotograf wpisze numer legitymacji w umowę, lub przynajmniej ją Wam pokaże. Porawo kościelne w szczegółowym rozporządzeniu zobowiązuje osoby filmujące i fotografujące uroczystości liturgiczne do: odpowiedniego schludnego niewyzywającego neutralnego stroju, wcześniejszego przed ślubem uzgodnienia z księdzem zasad i zakresu filmowania które obowiązują w Waszym kościele, zachowanie bezwzglednej ciszy w momentach skupienia wiernych i dyskrecji, zakaz używania flesza, zakaz wchodzenia na prezbiterium, zakaz zasłaniania młodej pary w czasie przysiegi gościom. Oprócz zakazów, sa też kożyści płynące z przestrzegania obowiązujących zasad, gdyż fotograf i kamerzysta lepiej ze sobą współpracują, planują wspólny scenariusz znając każdy szczegół przebiegu ceremonii, i co w tym czasie mogą fotografować i filmować.
Fotograf może twierdzić że taka legitymacja nie jest mu potrzebna, że zawsze dogaduje się z księdzem. Takie stwierdzenie powinno od razu zdyskwalifikować fotografa. Jest to dla Was ważna przesłanka i ryzyko, że zdjęcia które otrzymacie mogą znacząco odbiegać od Waszych oczekiwań. Taki fotograf może zakłócić przebieg uroczystości, a bardziej rygorystyczny ksiądz może nie zgodzić się aby taki fotograf wogóle wykonywał zdjęcia na Waszym ślubie.
Wzór umowy z fotografem ślubnym
Naczęściej stosowany wzór umowy znajdziecie poniżej. W zasadzie umowa zamyka w formie pisemnej najważniejsze rzeczy, które zobowiązał sie wykonać fotograf, jak też przywileje Młodej Pary, takie jak prawa do zdjęć, sposób złożenia teklamacji, ostateczny termin oddania prac, sposób płatności. Jest to tylko wzór, ale nie powinniście otrzymac umowy znacznie odbiegającej od niego. Regułą po Waszej stronie powinno być zawsze przeczytanie umowy ze zrozumeiniem i akceptacja wszystkich punktów. Jeśli któryś punkt budzi Wasze możliwości, zapytajcie fortografa czy można go zmienić, lub zaproponujcie własny zapis.
UMOWA O WYKONANIE USŁUG FOTOGRAFICZNYCH – ŚLUB
zawarta dnia ………………………. w ………………………………, pomiędzy:
- Fotografem
Imię i nazwisko / Nazwa firmy:…………………………………………………………………………
Adres: ………………………………………………………………………………………………………….
NIP: …………………………………….
E-mail: …………………………………………… Telefon: ……………………………………………….
(zwanym dalej „Fotografem”)
a - Zamawiającymi:
Imię i nazwisko Pani Młodej: ……………………………………………………………………………
Imię i nazwisko Pana Młodego: ………………………………………………………………………..
Adres: …………………………………………………………………………………………………………..
E-mail: …………………………………………… Telefon: ……………………………………………….
(zwani dalej „Para Młoda” lub „Zamawiający”)
§1. Przedmiot umowy
- Fotograf zobowiązuje się do wykonania usługi fotografii ślubnej w dniu
………………………………., zgodnie z ustalonym zakresem, obejmującym m.in.: reportaż
z przygotowań, ceremonii, wesela, zdjęcia plenerowe lub portretowe, obróbkę i
retusz zdjęć. - Wykonanie usługi nastąpi w lokalizacji:
………………………………………………………………………………………………………………………
§2. Wynagrodzenie i płatność
- Całkowite wynagrodzenie za usługę wynosi: ………………………………… zł brutto
- Para Młoda wpłaca zaliczkę w wysokości ………………………………………… zł w dniu
podpisania umowy. - Pozostała kwota płatna do dnia: …………………………………………………………………
- Zaliczka jest bezzwrotna w przypadku rezygnacji z usługi z winy Zamawiających.
- W przypadku odwołania z winy Fotografa – zaliczka podlega zwrotowi w całości.
§3. Termin realizacji
- Fotograf zobowiązuje się do dostarczenia materiału w ciągu do 45 dni roboczych
od daty ślubu. - Przekazanie zdjęć nastąpi poprzez:
galerię online / pendrive / album (zaznaczyć właściwe)
liczba zdjęć: minimum ……………………………………….. sztuk
§4. Prawa autorskie i publikacja
- Fotograf zachowuje osobiste i majątkowe prawa autorskie do zdjęć.
- Para Młoda otrzymuje licencję niewyłączną na prywatne wykorzystanie zdjęć.
- Wykorzystanie zdjęć do celów komercyjnych (np. reklama, publikacja) wymaga
odrębnej pisemnej zgody. - Fotograf ma prawo do publikacji wybranych zdjęć w swoim portfolio, chyba że Para Młoda zaznaczy sprzeciw poniżej:
☐ Nie wyrażamy zgody na publikację zdjęć przez fotografa.
§5. RODO i dane osobowe
- Dane osobowe Pary Młodej są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji niniejszej
umowy, zgodnie z przepisami RODO - Administratorem danych jest Fotograf. Dane nie będą udostępniane podmiotom
trzecim. - Para Młoda ma prawo wglądu, poprawiania i żądania usunięcia danych.
§6. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy
Kodeksu cywilnego. - Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym
dla każdej ze stron. - Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Fotografa.
Fotograf:
…………………………………..
Pani Młoda:
…………………………………..
Pan Młody:
………………………………….
Kontrowersyjne zapisy w umowie
Przepadek zaliczki pobranej przez Fotografa
Paragraf w umowie §2/4 stanowi, ze przy rezygnacji Młodej Pary z fotografa, zaliczka przepada. Jest to zły zapis, niesymetrycznie obarczający odpowiedzialnością strony, i ograniczające Młodej Parze swobodę wyboru innego wykonawcy. Jeśli zaliczka jest nieduża, np. 200 zł. nie bedzie to wielką stratą jeśli zrezygnujecie z fotografa, i zaliczka przepadnie, bo znajdziecie lepszego, albo tańszego. W przypadku dużych zaliczek np. 1000 zł. Warto rozważyć zapis że narzeczeni mają prawo wypowiedzieć umowę i otrzymać zaliczke z powrotem, jeśli zdecydują sie na taki krok nie poźniej niż 2 lub 3 miesiące przed ślubem. Jest to dobry zapis dla przyszłej pary młodej i kożystny dla fotografa, gdyż po rozwiązaniu umowy nie poźniej 2 miesiące przed ślubem ma on realną szansę na znalezienie nowego klienta.
Przepadek zaliczki jako rekompensata dla fotografa – kiedy
Nie jest uczciwym zapisem przepadek zaliczki, chyba że wypowiecie umowę tuż przed ślubem, i fotograf zostanie z wolnym terminem. Przepadek zaliczki będzie dla niego rekompensatą za brak możliwości zarobkowania w ten dzień.
Prawidłowy zapis tego paragrafu powinien zatem brzmieć:
§2/4
Strony ustalają, że w przypadku rezygnacji przez Parę Młodą z realizacji umowy w czasie do dwóch miesięcy przed ślubem kwota
zaliczki nie zostanie mu zwrócona.
Rekompensata dla Młodej Pary przy rezygnacji wykonania usługi przez fotografa
Paragraf w umowie §2/4 stanowi, że fotograf ma prawo wypowiedzieć umowę, i oddać zaliczkę. Nie ma tu jednak określonych terminów. Może to być być niekozystne dla Młodej Pary, np. fotograf zrezygnuje tuż przed ślubem, albo wydaży się przypadek losowy. Znalezienie w tej sytuacji przez narzeczonych nowego fotografa może wiązać się z większą ceną w terminie last minute. Dla tego ucziwie ze strony fotografa jest również zróznicować konsekwencje finansowe dla fotografa, zależnie od terminu wypowiedzenia umowy.
Kożystny zapis tego punktu paragrafu powiniem mieć brzmienie:
§2/5
W przypadku rezygnacji, lub losowej niemożliwości przez Fotografa z realizacji umowy w czasie jednego miesiąca przed ślubem
zaliczka zostanie zwrócona Młodej Parze w podwójnej wysokości, w terminie 14 dni.
Niektórzy fotografowie mają w umowie zapis, że zwracają całą umówioną kwotę za usługę, co jednocześnie wyczerpuje wszelkie roszczenia Młodej Pary. Baaaardzo rzadko zdarzają się takie sytuacje, i są często zdażeniami losowymi na które fotograf nie miał wpływu.
Czego brakuje zawsze w umowie z fotografem?
Koszty dodatkowych usług, jak sesja poślubna lub narzeczeńska , dodatkowe godziny pracy fotografa dłużej po oczepinach, powinny się opierać na pisemnie złożonej ofercie w której to wszystko jest wycenione. Bywa tak ze Młoda Para decyduje się na plener ślubny po ślubie. Wtedy fotograf może zastosować wyższą cenę niż w ofercie, bazując na tym że młodzi nie mają innego wyboru. Dla tego w umowie powinien być zapis, że kwota za usługę wynika z oferty, która stanowi integralny załącznik do umowy. Bez słów: ,,między innymi,, ,,lub,,. Unikniecie wtedy manipulowania cenami, czy zakresem usług ze strony fotografa.
Dla tego lepiej zabezpieczyć się takim zapisem:
§1/1
Fotograf zobowiązuje się do wykonania usługi fotografii ślubnej w dniu
………………………………., obejmującej:
A . Reportaż z przygotowań, ceremonii, wesela.
B. Zdjęcia plenerowe z sesji poślubnej.
C. Retusz zdjęć, korekcje kolorów.
D. Fotoalbum 20 rozkładówek 25 x 35 ze zdjęciami na pendrive.
E. Odbitki fotograficzne w formacie 15 x 23 20 sztuk.
według oferty z dnia ………………….. stanowiącej załacznik nr. 1 do niniejszej umowy.